10 tender
tips.

Een veel gemaakte fout is dat u ervan uitgaat dat de vragende partij u ondertussen wel kent: “We hebben immers al meerdere projecten samen gedaan.” De indieningen worden echter door een commissie beoordeeld. De kans dat één of meerdere commissieleden u niet kent, is aanwezig. Zelfs wanneer de hele commissie u al wel kent, is opnieuw voorstellen een kans om de sterke punten van uw bedrijf nogmaals te benadrukken. Introduceer uw organisatie met deze gedachte altijd alsof de lezer u nog niet kent.

Als alles klaar ligt voor verzending, lees het dan toch nog eens kritisch door. Leg de uitvraag ernaast en kijk of alle gevraagde punten worden behandeld. Kijk ook bij alles wat er is bedacht en opgeschreven of de meerwaarde voor de opdrachtgever duidelijk genoeg naar voren komt.

In de stukken die u indient moeten alle vragen beantwoord worden en de unieke punten van uw organisatie sterk naar voren komen. Zet deze teksten in het juiste kader en schrijf op een leesbare en aantrekkelijke manier. Maak de teksten niet te technisch. Zorg voor een heldere indeling zodat de aanvrager de gevraagde punten makkelijk kan terugvinden om te beoordelen. Maak na elk hoofdstuk een kleine samenvatting met wat het aanbod of uw plan concreet betekent voor de aanvrager.

Soms wordt een aanbieding met een zeer lage inschrijvingsprijs slechter beoordeeld omdat ze vragen oproept over de kwaliteit die er geleverd kan worden voor die prijs. Wilt u een aanbod doen waarmee de opdrachtgever geld uitspaart? Denk dan eens aan de kosten voor onderhoud (mits daarom gevraagd wordt). Bij 15 jaar onderhoud is een besparing van 100.000 euro per jaar meer dan een aanbestedingssom die 1 miljoen euro lager ligt.

Als er een mogelijkheid is om te presenteren, gebruik deze en zorg voor een heldere presentatie. Die moet geen herhaling zijn van wat er al in uw aanbieding staat; dat kunnen ze immers lezen. Ook mogen er tijdens de presentatie meestal geen nieuwe zaken worden ingebracht. Gebruik de presentatie daarom om het team voor te stellen en om de voor de aanvrager interessante punten verder uit te diepen en toe te lichten. Start de presentatie met een eenvoudige agenda en sluit af met een samenvatting van de punten waarvan u wilt dat de aanvrager deze onthoudt.
Als er voor een voorselectie alleen een presentatie wordt gevraagd zorg dan voor een hand-out of voor iets anders wat u kunt achterlaten zodat uw sterke punten worden onthouden.